lunes, 12 de julio de 2010

La comunicación por escrito: formas y medios

Correspondencia escrita: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas, folletos, etc, así como a este intercambio entre empresas y clientes, o simplemente empresas.
En el mundo empresarial se considera a la correspondencia como uno de los puntos fundamental del comercio y de la industria.
Clasificación primaria de la comunicación escrita. Puede distinguirse según distintos puntos de vista
Según el soporte o técnica empleados:
 Escritura mecanográfica o digital
 Escritura mecánica
 Fotografía
 Dibujo
 Telegrama
Según el medio que se emplee para darles curso
 Correo
 Telégrafo o telex
 Fax
 Correo electrónico
 Entrega en mano por medios propios o ajenos

Según el ámbito que estén destinados:
 Internas: La que no salen de la propia empresa.
 Externas: Las que van destinadas fuera de la empresa.
Según el emisor y/o destinatario:
 Individuales: Las realizadas por una persona y empresa y dirigidas únicamente a otra persona o empresa.
 Colectivas: Las remitidas a un grupo de personas o empresas, o que han sido redactadas por uno de estos grupos.
Según el lenguaje comunicacional utilizado
 Usuales: Las redactadas con el sistema alfabético normal.
 Especiales: En las cuales se hace uso de símbolos, dibujos u otro sistemas.

MEDIOS DE ESCRITURA
• Manuales: Pueden utilizarse ocacionalmente para dar un toque personal a determinada comunicacion empresarial interna o externa. Entre ellos tenemos:
EL bolígrafo: Es el medio manual más conocido y usado por la mayoría de las personas que trabajan en oficinas.
El lápiz: Medio manual más simple, pero a la vez uno de los mas utilizados.
El portaminas o lápiz automatico
La goma de borrar: Se utilizara para eliminar los errores
La pluma estilográfica
El rotulador o marcador: Instrumento que se utiliza para escribir o dibujar
• MECÁNICOS: Se utilizan básicamente en el terreno de la correspondecia comercial y dentro del ámbito de una oficinas. Un medio de ésta categoria es:
Fotocopiadora, se utiliza para los documentos o comunicaciones escritos de carácter colectivo, cuando el número de destinatarios es muy alto.

• TELEFÓNICOS: Existen dos sistemas o aparatos de gran utilidad en las empresas o servicios actuales, que funcionan por vía telefónica
Télex: Es un aparato de manejo simple, con un teclado mecanográfico que permite enviar en cualquier momento mensajes a otros abonados, o bien recibirlos. Es un sistema de telegrafía rápida, basado en el uso del teletipo y organizado como un servicio público al alcanze de diferentes abonados conectados permantemente a la red. Cada abonado tiene un número de identificación determinado. La comunicación se produce por vía telefonica.
Fax: Proceso de transmisión de documentos, textos, etc. mediante la línea telefónica y la reproducción sobre papel. Se pueden distinguir tres fases: La lectura, la transmisión y la reproducción.
• INFORMÁTICA
La computación es imprecindible en todos los ámbitos de la vida comercial laboral y empresarial.
La computadora personal: en una unidad de computación existen dos partes fundamentales: hardware y software. La computadora utilizada habialmente en el ámbito comercial empresarial es la conocida como PC de escritorio o bien el notebook o computadora portátil.
Impresora: Se trata de un dispositivo periférico que imprime los caracteres que recibe directamente del ordenador. Las más utilizadas hoy en dia son las impresonas de chorro de tinta. Otro procedimiento es el de las impresoras láser.

CALIDAD Y EFECTIVIDAD EN LAS COMUNICACIONES ESCRITAS
Todo escrito debe cumplir ciertas condiciones fundamentales de calidad. Todas las comunicaciones, ademas de correctamente escritas, han de estar bien presentadas y deben expresar claramente las ideas de sus autores . Esto es aplicable a todas las modalidades de comunicación escrita: fotografía, carteles, anuncios, gráficos, etc..
Las condiciones a las que hacemos referencia son:
1) Debe mantenerse una estructura: Toda comunicación escrita debe mantener un orden estructurado. La estructura principal de una carta es:

 Fecha
 Emcabezamiento
 Intruduccion
 Cuerpo ( asunto o tema de la conversación )
 Despedida
 Firma
 Postada
 Notas

2) Debe cuidarse la presentación: La apariencia de un escrito refleja la forma de ser del remitente, es como una tarjeta de visita, que puede abrir o cerrar puertas.
3) Debe comunicarse lo que se desea con claridad: Se trata de la condición indispensable. Al redactar un escrito se debe ser muy claro. Las palabras no deben dar lugar a confusiones cuando sean leídas por el destinatario. Un escrito puede ser claro cuando la persona que lo lee no puede darle un sentido diferente del pretendido por la persona que lo escribio, pero esta claridad tiene dos aspectos:
• Un aspecto que podríamos llamar material, referido a la caligrafía. Se debe utilizar pluma o bolígrafo, que permite trazos bien firmes, una impresora en buenas condiciones, que garantice una impresión que sea clara y nítida.
• La semántica. La claridad en el significado se consigue evitando que la redacción de lugar a las de una interpretación. La corrección gramatical ayuda a la claridad, en lo que respecta a la concordancia y la elección cuidadosa del vocabulario. Se debe evitar utilizar frases largas o alterar el orden lógico de la frase.
4) Debe mostrarse corrección en la comunicación: Existe una serie de cualidades importantes para que una carta o cualquier otro escrito produzca una buena impresion en quien lo lea: Capacidad, inteligencia, cultura, etc. La corrección en la expresión denota estas características tan importantes y las trasnmite a nuestro destinatario, esta se expresa en dos formas:
• El vocabulario: debe ser rico, con abundancia de recursos para expresar lo que se quiere plasmar en el papel. Una carta incorrecta no puede ser nunca bien recibida. Bajo ningún concepto utilizaremos groserías o palabras de mal gusto.
• La corrección gramatical: Una carta con errores gramaticales produce una muy mala impresión.
5) Debe escribirse en forma concisa: En una carta comercial no se debe extender innecesariamente el texto, la redacción deber ser siempre tan corta como sea posible, prescindiendo toda vez que se pueda de palabras y frases superfluas.
6) Debe apelarse siempre a la cortesía y la diplomacia: Si estas éstan ausentes en un escrito comercial, esto provocará a menudo efectos contrarios en los destinarios, que no acogerán esas cartas con la atención que se merecen. Una carta descortés produce una impresión sumamente negativa en quien la recibe. Si se debe escribir un texto negativo, hay que hacerlo sin herir los sentimientos del destinatario.
7) Se debe ser preciso: Hay que eludir los temas o detalles que distraigan los contenidos del contenido escencial, la finalidad de la carta.
8) Debe usarse el lexico adecuado: El estilo y el vocabulario de una carta comercial deben adecuarse a la ocasión y al tema que se trate en ella, así como a la persona a las que se dirige.
9) Debe apuntarse siempre a la sencillez: Es importante evitar toda palabra resbuscada y aquellos conceptos ampulosos que sólo sirven para confundir al lector.




Escribir es fundamental para el hombre. Quizá sea la manera más completa de comunicarse con los demás, la que ofrece mayor número de posiblidades de expresar exactamente aquello que se desea. La palabra escrita puede pensarse, valorarse, corregirse, hasta encontrarse la forma deseada.
La comunicación escrita abarca desde la exposición de un pensamiento filosófico a la redacción de una nota, aunque nos limitamos a lo que comúnmente se llama correspondencia, tanto como particular, oficial y comercial, y a todo lo que tenga comunicacion con la misma. Existen tipos de cartas que no obedecen a ningún imperativo social ni comercial, sino al deseo de comunicarse, de expresar una idea y hacer participe de ella a los demás. Esta clase de correspondencia se mantiene únicamente entre aquellos que sienten verdadera amistad.
Sobre estas cartas no pueden dictarse normas ni escribir tratados de los que pueden valerse muchos hombres.
El lenguaje escrito no ha perdido ni perderá su lugar preminente. Ademas de ser la forma mas culta de expresion tiene la ventaja de permanecer y dejar constancia, puede guardarse, archivarse y repasarse.
Nos permite también reflexionar a medida que escribimos, dominar y corregir sobre la marcha aquellos impulsos de los que luego pudiéramos arrepentirnos. Cuando redactamos debemos tener siempre presente que el receptor de la mísma verá nuestra imagen, que debemos cuidarla como si de nuestra presencia fisica se tratara. Es condicion fundamental en toda correspondencia la buena ortografia y el uso correcto de la sintaxis, recordando que un acento omitido o mal colocado puede variar el sentido de una frase.
Es tambien muy necesario cuidar la forma la claridad, el orden y la pulcritud.
La claridad no está reñida con la personalidad. Una caligrafÍa con carácter habla en favor de quien escribe, pero prescindamos de letras abarrocadas, tan frecuentes en el trazo de la mayúscula. No hay nada tan agradable con las simplicidad.
Se aconceja:
El uso del papel blanco o muy claro, la letra destaca sobre el y facilita la lectura. Evitar las tachaduras. Son signos de poca pulcritud.

DIVERSAS FORMAS DE COMUNICACION
La carta
Es la forma más frecuente de comunicación escrita. En cuanto a su contenido deberemos distinguir entre las privadas o de relación social y las comerciales.
No debemos echar nunca una carta al correo sin haberla leído una ves escrita, pues existe siempre la posiblidad de haber omitido o equivocado alguna palabra o cometido alguna falta de ortografía.
La palabra escrita compromete, porque queda; puede usarse como prueba contra quien lo escribió. Es aconcenjable que no sean largas, corremos el riesgo de no ser leidos hasta el fin.
Las cartas privadas deberían escribirse a mano. En cualquier caso se firmará a mano, pueden añadirse algunas frases de despedida de puño y letra si la carta ha sido mecanografiada.
Las partes escenciales de una carta son
Fecha
Encabezamiento
Introducción
Cuerpo
Despedida
Firma

Como partes accesorias;
Posdata
Notas
Direccion

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